Los ladrones del tiempo, ¿sabes lo qué son?
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No se si a ti te pasa, que empiezas el día llen@ de energía, con ganas de hacer mil cosas, de terminar unos cuantos pendientes que tienes ahí señalados hace días, pero después de unas pocas horas… terminas haciendo todo menos lo que te habías propuesto, como decía «Mafalda» lo urgente quita tiempo para lo importante.
Hay muchos factores que afectan nuestra productividad, pero que pueden ser controlados si se tiene una buena organización de nuestras prioridades y somos disciplinados en el cumplimiento de hábitos que nos permitan cumplir con nuestros objetivos. Si quieres establecer hábitos que mejoren tu productividad te recomiendo leer este interesante artículo ¿Cómo ser más productivo trabajando desde casa y no morir en el intento?
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En mi caso quiero compartirte todo lo que conseguí con la matriz de Eisenhower para mejorar mi productividad, me ha ayudado muchísimo a saber optimizar mi tiempo, según la importancia y urgencia de las tareas a desarrollar y dejar de tener un caos en mi día a día por no saber priorizar.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una clasificación de tareas, popularizada por el escritor Stephen R. Covey en su betseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Esta matriz nos peremite ordenar las tareas en cuatro grupos, basados en dos ejes de urgencia e importancia, dando un mapa de prioridades para que podamos tomar decisiones sobre lo que debes hacer ya, planear, delegar o simplemente desechar de tus actividades.
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Los cuatro cuadrantes son:
- Cuadrante de URGENTE – IMPORTANTE
Las cosas urgentes e importantes tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata.
A las actividades del cuadrante I las llamamos crisis o problemas, presiones, proyectos con fecha de vencimiento eminentes, et. son por lo general muy visibles, nos reclaman acción, y por lo general complacen a otros.
La importancia tiene que ver con los resultados, si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad, por lo general en este cuadrante puedes colocar todo lo que debes hacer ya.
2. Cuadrante NO URGENTE – IMPORTANTE
Este cuadrante es el corazón de la administración personal efectiva.
Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes, por ejemplo, construír relaciones, redactar un enunciado de Misión Personal, nuevas oportunidades, planificación del futuro, actividades preventivas, crecimiento personal, etc. , la preparación de todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.⠀
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.
Peter Drucker
3. Cuadrante NO IMPORTANTE- URGENTE
En este cuadrante se ubican actividades que no son importantes pero si urgentes, suelen confundirse con las actividades del primer cuadrante, con lo que muchas veces puede suceder que te apresures a resolverlas, son actividades que puedes delegar muy seguramente, como son la redacción de algunos emails, actividades populares, reuniones, llamadas, interrupciones, etc.
4. Cuadrante NO URGENTE – NO IMPORTANTE
En este cuadrante se encuentran los verdaderos ladrones de nuestro tiempo:
La navegación inconsciente que haces a través de la red. Empiezas buscando algo y esa página te lleva a otro enlace y este a su vez a otros. Y a la final pierdes el camino de lo que pretendías hacer.
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Leer cuanto e-mail tienes en la bandeja de entrada a primera hora de la mañana. Recuerda que las primeras horas del día, es cuando nuestro cerebro está en su más alto grado de productividad, así que enfócate en aprovechar este tiempo.
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Los vídeos que no son importantes, también son una tarea que puedes postergar para otro momento, o quizás desechar definitivamente.
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Algunas llamadas telefónicas o informes que puedes postergar para lograr tu máxima productividad.
Matriz Eisenhower
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Según esta matriz, las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque urgentes o no, no son importantes y además reducen el cuadrante I, pasando más tiempo en el cuadrante II.
Debes tomarte el tiempo suficiente para ver cómo encajan tus actividades en cada cuadrante y por diferenciar en qué es urgente y qué es verdaderamente importante.
¿Cómo mejorar mi productividad aplicando la matriz de Eisenhower?
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La idea es que una vez hayas clasificado todas tus actividades en los diferentes cuadrantes, puedas optimizar las actividades de los cuadrantes tres y cuatro y conseguir tiempo para el segundo cuadrante.
No se pueden ignorar las actividades urgentes e importantes, que deben ser de ejecución inmediata, pero piensa ¿es ideal vivir en un día a día de «apaga incendios»? No. Así que te aconsejo reducir lo máximo posible las actividades del primer cuadrante, para que tengas más tiempo en actividades del segundo cuadrante No Urgente pero Sí Importante.
Por eso debes ser muy proactivo, para decirle SI a las prioridades del segundo cuadrante y aprender a decir no a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes. Este cuadrante es el que te permite organizar tu vida con efectividad, desde el conocimiento de nuestra misión personal.
Cómo aplicar la matriz en tu vida:
Selección de metas. Piensa en los tres resultados más importantes que tienes que lograr durante la siguiente semana y registralas como metas en un organizador personal. Adiciona las actividades claves para lograr esos tres resultados y los horarios que le vas a asignar en los días de la semana.
Tener un organizador o planificador semanal. Usar alguna herramienta que te permita ver de forma general, como un mapa conceptual todo lo que tienes por hacer en un horizonte determinado de tiempo, los horarios que aplicarás a cada actividad y cuáles de ellas puedes delegar, o simplemente desechar. Existen muchas aplicaciones que puedes usar para tal fin.
Cuando empecé a aplicar esta matriz a mi vida de emprendedora y en general a todos los aspectos, tengo más tiempo para pasar con mi familia, mayor armonía entre mis diferentes roles, metas y prioridades.
En el planificador tengo un lugar destinado a mi objetivo de la semana, de manera que pueda remitirme constantemente a él y no distraerme por el camino.
Así que, ahora tienes mucho por hacer y ser ver que es real todo lo que conseguí con la matriz de Eisenhower para mejorar mi productividad y aplicarlo a tu proyecto personal y lograr un mayor equilibrio en todas las facetas de tu vida.
